I. Chức năng:

Tham mưu, giúp Hiệu trưởng Trường Đại học Lâm nghiệp quản lý và tổ chức thực hiện công tác hành chính, thông tin liên lạc; tổng hợp, kế hoạch; cải cách hành chính; quản lý phương tiện phục vụ hoạt động công; quản lý các phòng họp nhà A1, A2, A3; quản lý, điện, nước; quản lý hệ thống Công nghệ thông tin; quản lý  thông tin trên Cổng thông tin điện tử; công tác quốc phòng, an ninh, đảm bảo an ninh chính trị, an ninh trật tự, an toàn xã hội, phòng chống tội phạm và phòng chống cháy nổ trong toàn Trường.

II. Nhiệm vụ:

1. Về công tác hành chính, tổng hợp

a) Thường trực về công tác cải cách hành chính của Trường; tiếp nhận và triển khai thực hiện các chủ trương về cải cách hành chính của Nhà nước, của Bộ và của Trường; xây dựng kế hoạch và triển khai tổ chức thực hiện cải cách hành chính của Trường; chịu trách nhiệm về thể thức, tính pháp lý và trình ký của các văn bản do Hiệu trưởng ban hành; lập các báo cáo tổng kết đánh giá định kỳ và đột xuất về công tác cải cách hành chính theo quy định;

b) Theo dõi việc thực hiện chiến lược Phát triển trường; chủ trì phối hợp với các đơn vị, tập hợp tư liệu, đề án, chỉ tiêu giúp Hiệu trưởng dự thảo xây dựng và theo dõi quản lý tổng hợp kế hoạch năm và kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch dài hạn của Trường; theo dõi việc tổ chức thực hiện kế hoạch của các đơn vị; phản ánh kịp thời, đề xuất các biện pháp thích hợp để thực hiện kế hoạch có hiệu quả, đảm bảo tính pháp lệnh của kế hoạch;

c) Thực hiện việc tiếp nhận, phân loại, vào sổ các loại công văn, giấy tờ, tài liệu bên ngoài gửi đến Trường và phát chuyển những văn bản này tới Ban Giám hiệu, các đơn vị hoặc cá nhân có liên quan; theo dõi, đôn đốc việc thực hiện;

d) Tiếp nhận, sơ duyệt các loại văn bản, giấy tờ, tài liệu của các đơn vị, cá nhân trong Trường trình Ban Giám hiệu hoặc chuyển các bộ phận được phân cấp giải quyết; theo dõi, chuyển kết quả giải quyết tới các đơn vị và cá nhân có liên quan;

e) Quản lý dấu của Trường và các dấu tên, chức danh của lãnh đạo Trường và của các đơn vị chức năng; cấp hoặc xác nhận các giấy tờ giao dịch hành chính của CBVC theo quy định phân cấp hoặc được sự uỷ quyền của Hiệu trưởng;

f) Lập lịch công tác tuần, gửi đến Ban Giám hiệu và Trưởng các đơn vị trực thuộc; đăng tải trên trang Web của Trường; theo dõi đôn đốc việc thực hiện lịch công tác tuần;

g) Tổ chức công tác lưu trữ và quản lý các văn bản, tài liệu theo đúng quy định pháp lệnh về công tác lưu trữ;

h) Thống kê tổng hợp định kỳ và đột xuất các số liệu của Trường phục vụ công tác báo cáo, tổng kết đánh giá hàng năm và đột xuất; soạn thảo các văn bản, báo cáo của Trường theo yêu cầu của Ban Giám hiệu và cấp trên; chù trì tổ chức các hội nghị sơ kết, tổng kết, gặp mặt cuối năm, hội nghị công chức, viên chức và người lao động Trường, các ngày kỷ niệm quy mô lớn;

i) Chuẩn bị các văn bản và làm thư ký các cuộc các cuộc họp do Ban Giám hiệu chủ trì; ghi chép biên bản, soạn thảo các kết luận, thông báo của Ban Giám hiệu tại các cuộc giao ban, cuộc họp, hội nghị gửi đến các đơn vị trong và ngoài Trường;

k) Thực hiện các nhiệm vụ được phân công về lễ tân; quản lý và phục vụ các phòng họp, hội trường tại khu Hiệu bộ; quản lý và tổ chức điều hành xe ô tô, phương tiện phục vụ yêu cầu công tác của Nhà trường;

l) Quản lý sử dụng máy Fax, điện thoại, máy photocopy của Trường; đặt mua và cung cấp các loại báo chí, bản tin, ấn phẩm, công báo,…theo kế hoạch được duyệt; nhận chuyển các loại thư, báo, ấn phẩm,…từ bưu điện đến các đơn vị và cá nhân trong Trường; dự trù và trang bị các trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm…cho các phòng làm việc của lãnh đạo Trường, phòng họp,…; chuẩn bị các ấn phẩm, thiếp, lịch năm, quà tặng, chúc mừng, phúng viếng,...phục vụ công tác giao dịch, đối ngoại của Trường;

m) Quản lý, sử dụng, bảo dưỡng toàn bộ hệ thống cấp điện, cấp thoát nước của trường. Bơm cấp nước hàng ngày phục vụ sinh hoạt của khu gia đình cán bộ, khu nhà làm việc và ký túc xá sinh viên. Phối hợp với Phòng Kế hoạch tài chính theo dõi, ghi số đồng hồ đo điện, nước của Trường, từng hộ để thu tiền theo quy định. Chống lãng phí, thất thoát điện, nước; hàng năm lập dự toán, xây dựng kế hoạch nhằm sửa chữa tu bổ, phát triển và hoàn thiện hệ thống điện nước trong Trường.

2. Công tác quốc phòng, an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội

a) Đảm bảo công tác quốc phòng, an ninh, an toàn trật tự, công tác phòng chống cháy nổ trong toàn Trường.

b) Xây dựng và triển khai kế hoạch, phương án đảm bảo an ninh trật tự, an ninh quốc phòng; phòng chống cháy nổ và công tác dân quân tự vệ;

c) Triển khai thực hiện chỉ thị, nghị quyết của Đảng và Nhà nước về công tác quốc phòng, an ninh; đề xuất các biện pháp đảm bảo an ninh trật tự và phong trào toàn dân bảo vệ an ninh Tổ quốc; các nội quy, quy định liên quan đến công tác bảo vệ;

d) Tổ chức tuần tra canh gác 24/24h hàng ngày, giữ gìn trật tự an toàn Nhà trường; thường trực và xung kích trong công tác phòng cháy, chữa cháy;

e) Lập biên bản đối với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài Trường có vi phạm pháp luật; vi phạm nội quy, quy định về công tác an ninh trật tự, an toàn xã hội và phòng chống cháy nổ; Thụ lý hồ sơ vi phạm pháp luật, vi phạm trật tự an ninh, hành vi xâm phạm thân thể, tài sản công dân, tài sản của Trường, vi phạm quy chế HSSV về công tác ANTT, ATXH, quy chế công vụ, các quy định, quy chế nội bộ và đề nghị Hội đồng Thi đua khen thưởng, Hội đồng Kỷ luật (CBVC hoặc HSSV) xem xét xử  lý;

f) Kiểm tra phát hiện người, gia súc xâm phạm vào khu vực rừng và đất rừng, săn bắt động vật, khai thác gỗ và cây lâm sản ngoài gỗ… để có biện pháp xử lý kịp thời; kiểm tra, kiểm soát người, phương tiện, tài sản ra vào Trường; bảo vệ các kỳ thi tuyển sinh, thi tốt nghiệp, các hội nghị, hội thảo, khách quốc tế, lễ hội, văn nghệ, thể thao;

g) Bảo vệ hiện trường các vụ việc vi phạm pháp luật xảy ra trong phạm vi Nhà trường, cung cấp thông tin cho Công an điều tra truy xét.

3. Công tác công nghệ thông tin và Website

a) Xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin của Trường cho từng giai đoạn và hàng năm phục vụ đào tạo và nghiên cứu; xây dựng các tiêu chuẩn chung về phần cứng, phần mềm ứng dụng; quy chế, quy định về hoạt động và ứng dụng CNTT;

b) Tổ chức triển khai và quản lý hoạt động các chương trình, dự án về đổi mới, ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành của Nhà trường;

c) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan trong công tác tổ chức, triển khai thực hiện các chủ trương, chính sách về hoạt động CNTT, hệ thống Website trong toàn Trường và thực hiện kiểm tra, giám sát, đánh giá việc tuân thủ quy định, quy chế về hoạt động, quản lý phát triển hạ tầng mạng LAN, Internet;

d) Thu thập thông tin, biên tập và đăng tải kịp thời nội dung các hoạt động của Nhà trường, hỗ trợ các đơn vị chức năng trong Trường cập nhật thông tin trên trang thông tin điện tử của trường;

e) Thực hiện nhiệm vụ phục vụ công, quản lý và vận hành hệ thống máy chủ và lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp, sửa chữa, cài đặt hệ thống máy tính; 

f) Phục vụ và đáp ứng yêu cầu hoạt động của các thiết bị phần cứng (máy tính, máy in), hệ thống các phần mềm và hệ thống internet chung của Nhà trường;

g) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc Trường và các tổ chức có liên quan xây dựng, triển khai thực hiện các giải pháp đảm bảo an ninh hệ thống, an toàn dữ liệu, xử lý sự cố CNTT nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng của toàn Trường, đảm bảo hệ thống hoạt động thông suốt;

h) Phối hợp với các đơn vị liên quan trong công tác tuyển sinh, quản lý đào tạo, tổ chức thi, chấm thi trắc nghiệm, đào tạo từ xa và các hoạt động khác cần có sự hỗ trợ của tin học và CNTT - truyền thông.

4. Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác do Hiệu trưởng Trường Đại học Lâm nghiệp giao.